స్ప్రెడ్‌షీట్లు: సెల్‌లు, రేంజ్‌లు…

ముఖ్య వాస్తవాలు

స్ప్రెడ్‌షీట్ ప్రోగ్రామ్‌లు: ఎంఎస్ ఎక్సెల్ (MS Excel), లిబ్రేఆఫీస్ కాల్క్ (LibreOffice Calc), గూగుల్ షీట్స్ (Google Sheets); పీసీ కోసం వచ్చిన మొదటి స్ప్రెడ్‌షీట్ విజికాల్క్ (VisiCalc) (1979), దాని తర్వాత లోటస్ 1-2-3 (Lotus).
వర్క్‌బుక్ (workbook) = ఫైల్; వర్క్‌షీట్ (worksheet) (షీట్) = దాని లోపలి ఒక గ్రిడ్. ఎక్సెల్ ఫైల్ రకాలు: .xlsx (2007 నుంచి), .xls (పాతది), .xlsm (మ్యాక్రోలతో); కాల్క్ .ods వాడుతుంది; .csv అంటే కామాలతో వేరుచేసిన సాధారణ టెక్స్ట్.
అడ్డు వరుసలకు సంఖ్యలు (1, 2, 3 …); నిలువు వరుసలకు అక్షరాలు (A … Z, AA … XFD).
ఎక్సెల్ 2007 నుంచి: ఒక్కో షీట్‌లో 1,048,576 అడ్డు వరుసలు × 16,384 నిలువు వరుసలు; చివరి నిలువు వరుస XFD. (ఎక్సెల్ 2003: 65,536 అడ్డు వరుసలు × 256 నిలువు వరుసలు, చివరి నిలువు వరుస IV.)
సెల్: ఒక అడ్డు వరుస, ఒక నిలువు వరుస కలిసే చోటు; దాని అడ్రస్ = నిలువు వరుస అక్షరం + అడ్డు వరుస సంఖ్య, ఉదా. C5.
యాక్టివ్ సెల్ (active cell): మందమైన అంచుతో కనిపించే, ఎంపిక చేసిన సెల్; దాని అడ్రస్ నేమ్ బాక్స్ (Name Box)లో, దానిలోని విషయం ఫార్ములా బార్ (Formula Bar)లో కనిపిస్తాయి.
రేంజ్ (range): కోలన్‌తో రాసే దీర్ఘచతురస్రాకార సెల్‌ల సమూహం, ఉదా. A1:C4 (3 నిలువు వరుసలు × 4 అడ్డు వరుసలు = 12 సెల్‌లు).
ఫార్ములా: = తో మొదలవుతుంది (లోటస్ +/@ వాడేది), ఉదా. =A1+B1. ఫంక్షన్ (function) అంటే ముందే తయారుచేసి ఉంచిన ఫార్ములా, ఉదా. =SUM(A1:A10).
సెల్ రిఫరెన్స్‌లు:
- రిలేటివ్ (relative) A1: కాపీ చేసినప్పుడు మారుతుంది.
- అబ్సల్యూట్ (absolute) $A$1: ఎప్పుడూ మారదు.
- మిక్స్‌డ్ (mixed) $A1 (నిలువు వరుస స్థిరం) లేదా A$1 (అడ్డు వరుస స్థిరం).
- F4 నొక్కితే A1 → $A$1 → A$1 → $A1 → A1 గా వరుసగా మారుతుంది.
డిఫాల్ట్ అమరిక (alignment): సంఖ్యలు, తేదీలు కుడివైపు, టెక్స్ట్ ఎడమవైపు.
ఫిల్ హ్యాండిల్ (fill handle): ఎంపిక చేసిన భాగం కుడి-దిగువ మూలలోని చిన్న చతురస్రం; దాన్ని లాగితే కాపీ అవుతుంది లేదా శ్రేణి ఆటోఫిల్ (AutoFill) అవుతుంది (Mon, Tue …; 1, 2, 3 …).
చార్ట్, సార్ట్, ఫిల్టర్, పివట్ టేబుల్, కండిషనల్ ఫార్మాటింగ్ ప్రామాణిక సౌకర్యాలు.

ఉదాహరణ 1. B2:E6 రేంజ్‌లో ఎన్ని సెల్‌లు ఉన్నాయి? సాధన. B నుంచి E వరకు నిలువు వరుసలు = 4; 2 నుంచి 6 వరకు అడ్డు వరుసలు = 5. 4 × 5. సమాధానం: 20

వివరణ

1. నమోదు చేయడం, సవరించడం.

F2 యాక్టివ్ సెల్‌ను సవరిస్తుంది; Esc నమోదును రద్దు చేస్తుంది; Enter నిర్ధారించి కిందికి కదులుతుంది; Tab కుడివైపుకు కదులుతుంది.
Ctrl+Z అన్‌డూ, Ctrl+Y రీడూ, Ctrl+C / X / V కాపీ, కట్, పేస్ట్; Ctrl+F వెతకడం, Ctrl+H మార్చడం (replace).
పేస్ట్ స్పెషల్ (Paste Special) విలువలు, ఫార్మాట్‌లు లేదా ఫార్ములాలు మాత్రమే పేస్ట్ చేస్తుంది, లేదా అడ్డు, నిలువు వరుసలను తారుమారు (transpose) చేస్తుంది.
Ctrl+; ఈ రోజు తేదీని చేరుస్తుంది; Ctrl+Home A1 కు వెళ్తుంది; Alt+Enter సెల్ లోపలే కొత్త లైన్ మొదలుపెడుతుంది.
అడ్డు వరుసలు, నిలువు వరుసలు, సెల్‌లను చేర్చడం / తొలగించడం (Insert / Delete); క్లియర్ (Clear) విషయాన్ని తీసేస్తుంది కానీ సెల్ అలాగే ఉంటుంది; డిలీట్ సెల్‌నే తీసేసి మిగిలినవాటిని జరుపుతుంది.
మెర్జ్ & సెంటర్ (Merge & Center) సెల్‌లను కలుపుతుంది; ర్యాప్ టెక్స్ట్ (Wrap Text) పొడవైన టెక్స్ట్‌ను సెల్‌లో ఇమిడేలా చేస్తుంది; ఫ్రీజ్ పేన్స్ (Freeze Panes) స్క్రోల్ చేస్తున్నప్పుడు శీర్షికలు కనిపించేలా ఉంచుతుంది.
సెల్‌లో ####: సంఖ్యను చూపడానికి నిలువు వరుస చాలా ఇరుకుగా ఉంది (వెడల్పు పెంచండి).

2. అంకగణిత ఆపరేటర్లు, ప్రాధాన్య క్రమం (ఎక్సెల్).

క్రమం	ఆపరేటర్	అర్థం
1	: , (స్పేస్)	రిఫరెన్స్ ఆపరేటర్లు
2	−	రుణ గుర్తు (negation) (−5)
3	%	శాతం
4	^	ఘాతం
5	* /	గుణకారం, భాగహారం
6	+ −	కూడిక, తీసివేత
7	&	టెక్స్ట్‌ను కలపడం
8	= < > <= >= <>	పోల్చడం

బ్రాకెట్లు ఈ క్రమాన్ని మారుస్తాయి. ఒకే స్థాయిలో ఉంటే: ఎడమ నుంచి కుడికి.

ఉదాహరణ 2. =2+34^2/8 విలువ కనుక్కోండి. సాధన.* 4^2 = 16; 3 × 16 = 48; 48 ÷ 8 = 6; 2 + 6. సమాధానం: 8

ఉదాహరణ 3. =(5+3)2^2 విలువ కనుక్కోండి. సాధన.* 8 × 4. సమాధానం: 32

3. ఫార్ములాలను కాపీ చేయడం: రిలేటివ్, అబ్సల్యూట్.

ఉదాహరణ 4. C1 లో =A1+B1 ఉంది. దాన్ని C2 కు, D1 కు కాపీ చేశారు. వాటిలో ఏముంటుంది? సాధన. ఒక అడ్డు వరుస కిందికి: =A2+B2. ఒక నిలువు వరుస కుడికి: =B1+C1. సమాధానం: C2 =A2+B2; D1 =B1+C1

ఉదాహరణ 5. C2 లో =$A2B$1 ఉంది. దాన్ని D3 కు కాపీ చేశారు. ఫలితం? (a) =$A3C$1 (b) =$A2C$1 (c) =$B3C$2 (d) =$A3B$1 సాధన.* కదలిక: ఒక నిలువు వరుస కుడికి, ఒక అడ్డు వరుస కిందికి. $A2: నిలువు వరుస స్థిరం, అడ్డు వరుస 2 → 3. B$1: నిలువు వరుస B → C, అడ్డు వరుస స్థిరం. సమాధానం: (a)

ఉపయోగం: =B2*$E$1 అనేది B నిలువు వరుసలోని ప్రతి ధరను E1 లో ఉన్న ఒకే రేటుతో గుణిస్తుంది; కాపీ చేసినా అది E1 నే సూచిస్తుంది.

4. సాధారణ ఫంక్షన్లు. డేటా: A1 = 10, A2 = 20, A3 ఖాళీ, A4 = "abc", A5 = 30, A6 = 0.

ఫంక్షన్	చేసే పని	A1:A6 కు ఫలితం
SUM(A1:A6)	సంఖ్యలను కూడుతుంది	60
COUNT(A1:A6)	సంఖ్యలను లెక్కిస్తుంది	4
COUNTA(A1:A6)	ఖాళీ కాని సెల్‌లను లెక్కిస్తుంది	5
COUNTBLANK(A1:A6)	ఖాళీ సెల్‌లను లెక్కిస్తుంది	1
AVERAGE(A1:A6)	SUM ÷ COUNT	15
MAX / MIN	అతిపెద్దది / అతిచిన్నది	30 / 0

AVERAGE ఖాళీ సెల్‌లను, టెక్స్ట్‌ను వదిలేస్తుంది కానీ సున్నాలను లెక్కలోకి తీసుకుంటుంది: 60 ÷ 4 = 15, 60 ÷ 6 కాదు.

ఉదాహరణ 6. B2:B6 లో మార్కులు: 35, 62, 48, 90, 27 (ఉత్తీర్ణత మార్కు 40).

ఫార్ములా	ఫలితం
=AVERAGE(B2:B6)	52.4
=MEDIAN(B2:B6)	48
=COUNTIF(B2:B6,">=40")	3
=SUMIF(B2:B6,">=40")	200
=IF(B2>=40,"Pass","Fail")	Fail
=RANK(B4,B2:B6)	3

5. ప్రింటింగ్.

ప్రింట్ ప్రివ్యూ (Print Preview) ముద్రణకు ముందే పేజీలను చూపుతుంది; పేజ్ సెటప్ (Page Setup) ఓరియంటేషన్ (పోర్ట్రెయిట్/ల్యాండ్‌స్కేప్), కాగితం పరిమాణం, మార్జిన్లు, స్కేలింగ్ ("Fit to 1 page wide") నిర్ణయిస్తుంది.
ప్రింట్ ఏరియా (Print Area) ఎంపిక చేసిన రేంజ్‌ను మాత్రమే ముద్రిస్తుంది; ప్రింట్ టైటిల్స్ (Print Titles) ("Rows to repeat at top") శీర్షిక అడ్డు వరుసలను ప్రతి పేజీలోనూ మళ్లీ ముద్రిస్తుంది.
హెడర్, ఫుటర్‌లలో పేజీ సంఖ్యలు, తేదీ, ఫైల్ పేరు ఉంటాయి.
గ్రిడ్‌లైన్లు, అడ్డు/నిలువు వరుసల శీర్షికలు డిఫాల్ట్‌గా ముద్రితం కావు; పేజ్ సెటప్ → షీట్‌లో వాటిని ఆన్ చేయాలి.
పేజ్ బ్రేక్ ప్రివ్యూ (Page Break Preview) పేజీ విభజనలను చూపుతుంది, జరుపుతుంది. షార్ట్‌కట్: Ctrl+P.

లోతైన విశ్లేషణ

1. గణాంక పనిలో వాడే మరిన్ని ఫంక్షన్లు.

ఫంక్షన్	ఉపయోగం	ఉదాహరణ → ఫలితం
ROUND(x, n)	n దశాంశ స్థానాలకు సవరించడం	ROUND(3.14159, 2) → 3.14
ROUND(x, −2)	వందలకు సవరించడం	ROUND(1234.5, −2) → 1200
INT(x)	పూర్ణాంకానికి కిందికి సవరించడం	INT(−3.7) → −4
MOD(a, b)	శేషం, b గుర్తుతో	MOD(17, 5) → 2; MOD(−7, 3) → 2

ఇతరాలు: MEDIAN, MODE, STDEV (నమూనా) / STDEV.P (సమష్టి), VAR, CORREL, PERCENTILE, QUARTILE, GEOMEAN, HARMEAN, FREQUENCY (పౌనఃపున్య పట్టికల కోసం అరే ఫంక్షన్), SUMPRODUCT (Σfx ఒకే దశలో), VLOOKUP / HLOOKUP (పట్టికలోని మొదటి నిలువు వరుస / అడ్డు వరుసలో ఒక విలువను వెతకడం), AND, OR, NOT, CONCATENATE లేదా &, TODAY(), NOW().

ఉదాహరణ 7. A2:A6 లోని విలువలకు B2:B6 లో పౌనఃపున్యాలు ఉన్నాయి. సగటును ఒకే ఫార్ములాలో రాయండి. సాధన. సగటు = Σfx ÷ Σf. సమాధానం: =SUMPRODUCT(A2:A6,B2:B6)/SUM(B2:B6)

2. ఎర్రర్ విలువలు.

ఎర్రర్	కారణం
#DIV/0!	సున్నాతో (లేదా ఖాళీ సెల్‌తో) భాగించడం
#VALUE!	తప్పు రకం, ఉదా. అంకగణితంలో టెక్స్ట్
#REF!	తొలగించిన సెల్‌కు రిఫరెన్స్
#NAME?	ఫంక్షన్ లేదా పేరు తప్పుగా రాయడం
#N/A	విలువ అందుబాటులో లేదు (లుకప్ విఫలమైంది)
#NUM!	చెల్లని సంఖ్య (ఉదా. −1 వర్గమూలం)
#NULL!	ఒకదానినొకటి ఖండించని రెండు రేంజ్‌లు

తన సొంత సెల్‌నే (నేరుగా లేదా పరోక్షంగా) సూచించే ఫార్ములాను సర్క్యులర్ రిఫరెన్స్ (circular reference) అంటారు.

3. గందరగోళపరిచే ప్రాధాన్య క్రమం. ఎక్సెల్‌లో రుణ గుర్తు ఘాతం కంటే ముందు లెక్కిస్తారు: =-2^2 విలువ 4, కానీ =0-2^2 విలువ −4 (ఇక్కడ − తీసివేత). ఎక్సెల్ సగాన్ని సున్నా నుంచి దూరంగా సవరిస్తుంది: ROUND(2.5, 0) = 3, ROUND(−2.5, 0) = −3.

4. సెల్ రిఫరెన్స్ ఇతర రూపాలు.

మొత్తం నిలువు వరుస A:A, మొత్తం అడ్డు వరుస 5:5.
మరో షీట్: Sheet2!B4; మరో వర్క్‌బుక్: [Book2.xlsx]Sheet1!A1.
యూనియన్ (union) (కామా): SUM(A1:A3, C1:C3); ఖండన (intersection) (స్పేస్): SUM(A1:C3 B2:D4) ఉమ్మడి సెల్‌లు B2:C3 ను మాత్రమే కూడుతుంది.
పేరున్న రేంజ్ (named range): B2:B6 కు "Marks" అని పేరు పెట్టి =AVERAGE(Marks) అని రాయవచ్చు.

5. డేటా సాధనాలు. సార్ట్ (Sort) (ఆరోహణ/అవరోహణ, బహుళ స్థాయి), ఫిల్టర్ / ఆటోఫిల్టర్ (Filter / AutoFilter) (సరిపోలే అడ్డు వరుసలను మాత్రమే చూపుతుంది; మిగిలినవి దాచబడతాయి, తొలగించబడవు), డేటా వాలిడేషన్ (Data Validation) (నమోదులను పరిమితం చేయడం, ఉదా. 0–100), కండిషనల్ ఫార్మాటింగ్ (Conditional Formatting) (నియమం ప్రకారం సెల్‌లకు రంగు), పివట్ టేబుల్ (Pivot Table) (క్రాస్-ట్యాబులేషన్, స్ప్రెడ్‌షీట్‌లో పట్టికీకరణ సాధనం), గోల్ సీక్ (Goal Seek) (లక్ష్య ఫలితాన్నిచ్చే ఇన్‌పుట్‌ను కనుక్కోవడం), చార్ట్‌లు (కాలమ్, బార్, లైన్, పై, స్కాటర్/XY, హిస్టోగ్రామ్).

తరచూ చేసే పొరపాట్లు

✗ "ఫార్ములాలు + తో మొదలవుతాయి." ✓ ఎక్సెల్, కాల్క్‌లలో అవి = తో మొదలవుతాయి.
✗ "COUNT ఖాళీ కాని అన్ని సెల్‌లను లెక్కిస్తుంది." ✓ COUNT సంఖ్యలను లెక్కిస్తుంది; COUNTA ఖాళీ కాని సెల్‌లను లెక్కిస్తుంది.
✗ "AVERAGE ఖాళీ సెల్‌లను సున్నాగా తీసుకుంటుంది." ✓ ఖాళీలను (టెక్స్ట్‌ను కూడా) వదిలేస్తుంది; టైప్ చేసిన 0 ను మాత్రం లెక్కిస్తుంది.
✗ "$A1 అడ్డు వరుసను స్థిరం చేస్తుంది." ✓ $A1 నిలువు వరుసను స్థిరం చేస్తుంది; A$1 అడ్డు వరుసను స్థిరం చేస్తుంది.
✗ "#### అంటే ఫార్ములా దోషం." ✓ నిలువు వరుస చాలా ఇరుకుగా ఉంది.
✗ "గ్రిడ్‌లైన్లు డిఫాల్ట్‌గా ముద్రితమవుతాయి." ✓ కావు; పేజ్ సెటప్‌లో వాటిని ఆన్ చేయాలి.
✗ "వర్క్‌బుక్, వర్క్‌షీట్ ఒకటే." ✓ వర్క్‌బుక్ (ఫైల్) లో వర్క్‌షీట్లు ఉంటాయి.
✗ "ఎక్సెల్ 2007+ లో 65,536 అడ్డు వరుసలు." ✓ 1,048,576 అడ్డు వరుసలు, 16,384 నిలువు వరుసలు (XFD వరకు); 65,536 అనేది ఎక్సెల్ 2003.

త్వరిత పునశ్చరణ

వర్క్‌బుక్ = ఫైల్; వర్క్‌షీట్ = గ్రిడ్; సెల్ = నిలువు వరుస అక్షరం + అడ్డు వరుస సంఖ్య.
రేంజ్ A1:C4 = 12 సెల్‌లు; నేమ్ బాక్స్ యాక్టివ్ సెల్‌ను చూపుతుంది.
ఫార్ములాలు = తో మొదలవుతాయి; SUM, AVERAGE, COUNT, IF వంటి ఫంక్షన్లు.
రిలేటివ్ A1; అబ్సల్యూట్ $A$1; మిక్స్‌డ్ $A1 / A$1; F4 తో మార్చవచ్చు.
ప్రాధాన్య క్రమం: రుణ గుర్తు, %, ^, * /, + −, &, పోలికలు.
COUNT = సంఖ్యలు; COUNTA = ఖాళీ కానివి; AVERAGE ఖాళీలను వదిలేస్తుంది, సున్నాలను లెక్కిస్తుంది.
#DIV/0!, #VALUE!, #REF!, #NAME?, #N/A; #### = ఇరుకైన నిలువు వరుస.
ఎక్సెల్ 2007+: 1,048,576 అడ్డు వరుసలు × 16,384 నిలువు వరుసలు (XFD).
ప్రింటింగ్: ప్రింట్ ఏరియా, ప్రింట్ టైటిల్స్, పేజ్ సెటప్, ప్రింట్ ప్రివ్యూ, Ctrl+P.
గ్రిడ్‌లైన్లు డిఫాల్ట్‌గా ముద్రితం కావు.

ఇంకా లోతుగా: మెయిన్స్ రాత (APPSC Paper I సాధారణంగా అడిగే స్థాయి కంటే ఎక్కువ)

మెయిన్స్ రాత

చట్రం: గణాంక కార్యాలయంలో స్ప్రెడ్‌షీట్ నిత్యం వాడే సాధనం: షెడ్యూళ్ల నుంచి డేటా నమోదు, ధ్రువీకరణ, పట్టికీకరణ, సగటులు, వ్యాప్తి, సూచిక సంఖ్యల లెక్కింపు.
మంచి పద్ధతులు: ముడి డేటాను ఒక షీట్‌లో, ఫలితాలను మరో షీట్‌లో ఉంచాలి; స్థిరాంకాలకు (భారాలు, ఆధార సంవత్సర ధరలు) అబ్సల్యూట్ రిఫరెన్స్‌లు వాడాలి; నమోదులను ధ్రువీకరించాలి; ఫార్ములాలను నమోదు చేసి ఉంచాలి.
పరిమితులు: కనిపించని దోషాలు సులభంగా జరుగుతాయి (తప్పు రేంజ్, ఫార్ములాపై ఓవర్‌రైట్); పెద్ద డేటాసెట్‌లకు డేటాబేస్ లేదా గణాంక ప్యాకేజీ అవసరం.

Medha AI writes its own notes and checks them against the sources listed. Medha AI is an independent preparation service. It is not affiliated with, endorsed by or connected to APPSC, TGPSC (formerly TSPSC), MPSC, UPSC or any other commission or government body.